Czym jest system ERP ?
System ERP (ang. Enterprise Resource Planning) to oprogramowanie przeznaczone do planowania zasobów przedsiębiorstwa. Jest to system obejmujący całość procesów produkcyjnych i dystrybucyjnych, który integruje różne obszary działania przedsiębiorstwa, usprawnia przepływ krytycznych dla funkcjonowania informacji dzięki czemu pozwala m.in. błyskawicznie odpowiadać na zmiany popytu. Dobrze dobrane środowisko ERP wspiera firmy w codziennej działalności biznesowej oraz zarządzaniu strategicznym.
Nadal w wielu firmach funkcjonowanie poszczególnych obszarów funkcjonalnych opiera się o kilka systemów, które nie są ze sobą powiązane. Takie rozwiązanie wiąże się z wieloma problemami i błędami przyczyniającymi się do nieefektywnego zarządzania. Brak jednolitego systemu ERP prowadzi min. do trudności we współpracy międzydziałowej, braku automatyzacji działań, korzystaniu z nieaktualnych danych czy konieczności obsługi przesyłania danych między różnymi, niekompatybilnymi rozwiązaniami.
Wdrożenie systemu ERP pozwoli na powiązanie wszystkich obszarów przedsiębiorstwa. Każdy dział korzysta z tego samego programu i nie jest wymagana instalacja innych, niepowiązanych rozwiązań informatycznych. Wszystkie dane są powiązane, zaktualizowane i znajdują się w jednej bazie danych, dzięki czemu dostęp do nich jest łatwy dla każdego pracownika. W obszarze całej firmy między działami następuje sprawny przepływ informacji, przy czym większość procesów jest zautomatyzowana i zapewniająca synchronizację danych.
Jak działają systemy ERP ?
Szybciej, więcej i taniej – można powiedzieć, że obecnie są to trzy główne trendy współczesnej gospodarki. Aby osiągnąć te cele firmy przetwarzają coraz większe ilości danych w celu lepszego wykorzystania zasobów firmy i optymalizacji procesów. Każda poprawa wskaźników KPI przekłada się na podniesienie efektywności danej organizacji. Człowiek samodzielnie nie jest w stanie przetworzyć tak dużej ilości danych, dlatego w takiej sytuacji z pomocą przychodzą systemy ERP.
Systemy ERP służą do zbierania, a następnie do przetwarzania, systematyzowania i udostępniania danych. Aby informacja była użyteczna musi być: dokładna, aktualna i kompletna.
Jak to wygląda w praktyce? Pojedynczy użytkownik wprowadza dane ze swojego zakresu funkcjonalnego, a kolejni użytkownicy dodają kolejne tak, że w efekcie otrzymujemy zbiór powiązanych danych dostępny dla wszystkich osób, które go potrzebują. Proces ten można wyjaśnić na przykładzie sytuacji, kiedy na bazie zdefiniowanej struktury materiałowej wyrobu gotowego (BOM) oraz zaplanowanych zleceń produkcyjnych (czyli daty, na kiedy potrzebne będą do operacji produkcyjnych surowce z BOM) dział zakupów uzyskuje informacje ile, na kiedy i jakie surowce ma zakupić, aby zagwarantować ciągłości produkcji. Mówiąc o zintegrowanych systemach ERP mówimy o gromadzeniu, przetwarzaniu i udostępnianiu danych.
Czy każda firma potrzebuje systemu ERP ?
Zadaniem każdego systemu ERP jest usystematyzowanie i usprawnienie przebiegu wszystkich procesów zachodzących w obszarze całego przedsiębiorstwa przy pomocy ujednoliconego rozwiązania systemowego. Każda organizacja, która dąży do rozwoju potrzebuje wsparcia ERP. Choć wdrożenie systemu wiąże się często ze znacznymi nakładami finansowymii przeprowadzeniem dokładnej wewnętrznej analizy potrzeb przedsiębiorstwa, to inwestycja w oprogramowanie pozwala na cyfryzację firm i uporządkowanie wszystkich zachodzących w nim procesów.
Trudno sobie wyobrazić w dzisiejszych czasach firmę działającą z ołówkiem w ręku i kartką papieru. W każdej firmie działają jakieś programy komputerowe odpowiadające za różne obszary działania firmy. System ERP pozwala na zastąpienie wielu jednym zintegrowanym rozwiązaniem zapewniając synergię powiązanych danych stanowiących podstawę do podejmowania trafnych decyzji biznesowych.
Im lepsze rozwiązania informatyczne firma wykorzystuje tym, większa liczbę procesów jest w stanie zrealizować i w odpowiednio szybkim czasie reagować na zmiany w otoczeniu biznesowym. Wachlarz wyboru systemów ERP jest duży. Od systemów dla firm mniejszych, poprzez firmy MŚP aż do wielkich firm i korporacji. Każdy znajdzie odpowiednie dla siebie rozwiązanie.
Czy konkretne systemy ERP są lepsze dla pewnych branż?
Częściowo można się zgodzić z tym stwierdzeniem gdyż wielu producentów ma pewne obszary funkcjonalne lepiej lub gorzej rozwinięte. Stąd pojawiają się tzw. rozwiązania branżowe czyli takie w których producent oprogramowanie poza standardowym rozwojem swojej aplikacji, dodatkowo skupia się na rozwoju konkretnych funkcjonalności (np. w zakresie produkcji, zarządzania projektami czy serwisem). Zasadniczo jednak należy pamiętać, że ważną cechą systemów ERP jest ich uniwersalność. Niezależnie od tego, czy poszukujemy oprogramowania do zarządzania produkcją, systemu do zarządzania projektami ( m.in. firmy inżynieryjne, projektowe i budowlane, spółki realizujące projekty infrastrukturalne, laboratoria i instytuty badawcze), programu wspierającego łańcuch dostaw, zarządzanie usługami (w tym usługami serwisowymi), czy zarządzanie majątkiem własnym – wszystkie systemy ERP służą do zbierania, agregowania, prezentacji i analityki danych.
Oczywiście, na rynku są dostępne programy dedykowane, które specjalizują się w wąskim zakresie funkcjonalnym, takie jak np.:
- Systemy APS – wspierające planowanie produkcji,
- Systemy MES – raportujące zdarzenia produkcyjne,
- Systemy BI – przeznaczone do zaawansowanej analityki danych,
- Systemy elektronicznego obiegu dokumentów.
Należy jednak mieć na uwadze, że systemy z odpowiednio wysokiego segmentu rynku oprogramowanie ERP, także posiadają takie funkcjonalności wbudowane w system ERP.
ERP a CRM – czym się różnią?
System CRM to program przeznaczony do zarządzania relacjami z klientami. Oprogramowanie umożliwia zebranie wszystkich informacji o konsumentach i udostępnienie ich w jednym miejscu, co znacznie ułatwia zachowanie z nimi dobrych kontaktów i relacji. Dzięki CRM firma gromadzi wszystkie najważniejsze dane o kliencie, takie jak jego dane kontaktowe, spis odbytych rozmów telefonicznych i mailowych, czy potencjalne i zrealizowane procesy sprzedaży. Takie działanie pozwala na łatwiejsze planowanie przyszłych rozmów i kontaktów mailowych, a co za tym idzie – na efektywniejszą i wydajniejszą obsługę klienta. Wdrażanie takich taktyk w firmie przyczynia się do wzrostu lojalności klientów, jak i samej sprzedaży.
System ERP jest znacznie potężniejszym narzędziem, które zarządza całym przedsiębiorstwem, nie tylko segmentem związanym z obsługą klienta. To, który system bardziej pasuje do danego przedsiębiorstwa zależy od jego wielkości i zasięgu działalności. Głównym przeznaczeniem CRM jest budowanie i utrzymywanie dobrych relacji z klientami, system nie pomoże przy redukcji kosztów produkcji, czy nie usprawni przebiegu łańcuchu dostaw. Tymi procesami – oraz wszystkimi innymi zachodzącymi w obszarze firmy – zajmują się systemy ERP. Wiele systemów ERP zawiera już w sobie funkcjonalności systemu CRM, dlatego korzystanie z obu narzędzi byłoby powielaniem takich samych operacji.
Jak dobrać odpowiedni system ERP ?
Wiele przedsiębiorstw, stojących przed wyborem odpowiedniego dla siebie systemu, zastanawia się, jakie systemy ERP jest najlepsze dla ich przedsiębiorstwa. Na pewno trzeba sobie odpowiedzieć na pytania czy są dostępne na rynku rozwiązania ERP z funkcjonalności mi branżowymi jakich potrzebuje dana organizacja. Niebagatelnym i wręcz podstawowym elementem selekcji systemów ERP jest segment rynku po którym możemy się poruszać. Zarówno koszt jak i dostępna funkcjonalność zależy od tego, czy szukamy oprogramowania dla firm mniejszych, poprzez systemy dla firmy MŚP aż do rozwiązań dla wielkich firm i korporacji.
Systemy ERP można przypisać do jednego z trzech segmentów:
- Systemy korporacyjne, którą są przeznaczone dla spółek międzynarodowych o rozproszonej strukturze, gdzie jednym z głównych problemów jest właściwa konsolidacja danych finansowych. Dominują tutaj programy zachodnie, gdzie tych liczących się jest niewiele.
- Systemy dla średnich i dużych firm, gdzie przeważają także programy pochądzące z zagranicy. Znajduje się tu więcej rozwiązań niż w segmencie korporacyjnym, jednak trzeba pamiętać, że potrzeby funkcjonalne klientów w tym przypadku są mniejsze niż u firm korporacyjnych.
- Systemy dla firm mniejszych i średnich, gdzie rynek wypełniają głównie polscy producenci. Moduły rozwiązań dla tego segmentu mogą nazywać się podobnie jak dla rozwiązań bardziej zaawansowanych, jednak należy mieć na uwadze, że ich zakres i głębokość funkcjonalna jest bez porównania mniejsza niż w przypadku rozwiązań wyższych segmentów programów ERP.
Np. Firmy poszukujące systemu ERP np. do zarządzania procesem produkcji potrzebują zdecydowanie bardziej zaawansowanego rozwiązania, które należy do dwóch pierwszych segmentów.
Oczywiście, w segmencie systemów dla mniejszych firm także znajdują się narzędzia obsługujące działy produkcyjne, jednak zdecydowanie mniej zaawansowane i bez rozbudowanych funkcji.
Ile kosztuje system ERP ?
Truizmem jest powiedzenie, że koszt systemów ERP zależy od indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa. Najprostsze „półkowe” rozwiązania kosztują od kilkunasty tysięcy a wdrożenia rozwiązań korporacyjnych liczone są w milionach. Dla każdej firmy tzw. „złoty środek” czyli % pokrycia funkcjonalnego potrzeb vs koszty takiego rozwiązanie, będzie leżał w innym miejscu mediany przedstawiającej te proporcje.
Przy przygotowywaniu wyceny oczywiście bierze się pod uwagę stałe składowe, jednak należy pamiętać o przeprowadzeniu dokładnej analizy firmy pod kątem jej potrzeb funkcjonalnych. Mniejsze firmy zazwyczaj decydują się na wdrożenie systemu o podstawowych funkcjonalnościach bez dobierania dodatkowych modułów. W takich przypadkach koszty ponoszone przy budowie infrastruktury informatycznej są zwykle niższe. Przy dużych organizacjach wdrożenie jest bardziej złożone i wymaga poświęcenia większej ilości czasu, a co za tym idzie – większego nakładu finansowego.
Co bierze się pod uwagę podczas wyceny systemów ERP? Najważniejsze elementy to:
- Pokrycie funkcjonalne potrzeb
- Cenę licencji systemu ERP
- Niezbędną infrastrukturę IT
- Dostępność dodatkowych funkcjonalności i modułów, które chcemy wdrożyć w przyszłości)
- Metodologię i doświadczenie partnera wdrożeniowego
- Serwis po wdrożeniu i jego koszty
Systemy ERP dla produkcji
Obszar produkcji to jeden z najważniejszych obszarów biznesowych, który wymaga zaawansowanego funkcjonalnie rozwiązania, spełniającego wymogi każdego rodzaju zadań produkcyjnych. System, który pozwala na zaawansowane i dokładne planowanie produkcji jest od zawsze wysoce pożądany przez zakłady produkcyjne. Niezależnie od rodzaju produkcji jaki występuje danym przedsiębiorstwie, nowoczesne oprogramowanie ERP powinno zapewnić efektywną platformę, wspierającą procesy produkcji, łańcucha dostaw i serwisu.
Nowoczesne i kompleksowe systemy ERP z powodzeniem potrafią dziś w pełni wspierać obszary przedsiębiorstwa, które zwykły być domeną systemów takich jak MES, czy WMS. Tak się dzieje w przypadku systemów klasy APS, czyli systemów zaawansowanego planowania produkcji. Najlepsi na rynku producenci systemów ERP mają już moduły APS w swojej ofercie.
Dlaczego warto stosować moduły APS w ramach systemów ERP? Główną korzyścią jest brak konieczności ich integracji, co wiąże się ze zmniejszeniem kosztów ponoszonych przy integracjach. Co więcej, dzięki działaniu system APS w tym samym środowisku co ERP, wzrasta stabilność i jakość wybranego rozwiązania, a ścisłe powiązanie planów produkcyjnych z planowaniem zakupu surowców pozwala na zwiększenie rentowności prowadzonej działalności.
Jak znaleźć system ERP posiadającym moduł APS? Moduły APS znajdują się w oferowanych przez nas systemach IFS oraz Epicor.
Sprawdź ofertę systemów wspierających produkcję i nie tylko poniżej.
Wdrożenie ERP – jak przebiega?
Czy jest możliwe osiąganie doskonałych efektów jakościowych i wdrożeniowych systemów ERP przy jednoczesnym kilkudziesięcioprocentowym ograniczeniu kosztów. Wszystko zależy od stosowanej metodologii wdrożeniowej. Stosowana przez nas metodologia będąca połączenie podejścia Waterfall i Scrum dokładnie to zapewnia.
Podczas etapu analizy koncentrujemy się na omówieniu procesów charakterystycznych dla danego przedsiębiorstwa np. produkcji, działania konfiguratora, omówieniu działań serwisowych. Dla nich budowane są mapy w oparciu o metodykę EPC. Pozostałe procesy typowe dla większości przedsiębiorstw np. procesy księgowe, zakupowe, sprzedażowe, kadrowe są omawiane pod kątem wyłowienia ewentualnych niuansów charakterystycznych dla danego przedsiębiorstwa.
Zakres dokumentacji prototypu obejmuje sposób realizacji procesów w systemie. Są wówczas opisywane elementy, które nie mają znaczenia dla przebiegu procesu np. słowniki, ustawienia globalne itp.
Opracowanie instrukcji stanowiskowych (jeśli są takie wymagane) stoi po stronie kluczowych użytkowników. Kluczowi użytkownicy są w stanie utworzyć instrukcje w oparciu o dokument prototypu, wiedzę zdobytą podczas sesji projektowania systemu, szkolenia, a także udział w testach. Jest to istotny element budowania wewnętrznych kompetencji z systemu ERP, a także świadomości jego funkcjonowania oraz samodzielności jego obsługi i projektowania w nim procesów.
Stosujemy unikalne narzędzia wdrożeniowo-migracyjno-serwisowe: moduł konfiguracyjny, moduł migracyjny oraz moduł serwisowy portalu wdrożeniowo-serwisowego.
Więcej o wdrożeniach ERP L-Systems poniżej.
Jak się przygotować do wdrożenia?
Dobre przygotowanie do wdrożenia to podstawa jego sukcesu. Dostawca przygotuje zespół wdrożeniowy po swojej stronie ale sam nie wdroży rozwiązania. Jednak kto jak nie Klient zna swoją organizację i procesy lepiej? Wyznaczenie zespołu po swojej stronie to krytyczny moment wpływający na całość realizacji projektu. Tutaj należy odpowiedzieć sobie na pytania:
- Kto z naszej strony ma wiedzę i doświadczenie w danych obszarach funkcjonalnych?
- Ile czasu taka osoba może poświecić na zadania projektowe ? W końcu rzadko kiedy mamy do czynienia z wdrożeniami w firmach w trakcie ich tworzenia. W większości przypadków mówimy o wdrożeniach w funkcjonujących już przedsiębiorstwach. Musimy takiej osobie zapewnić czas na prace projektowe.
- Czy nie trzeba szukać kierownika projektu na zewnątrz firmy?
Jak mamy już skompletowany zespół musimy określić jaki jest cel wdrożenia? Co chcemy osiągnąć? Bazując na tej wiedzy należy doprecyzować jak mają wyglądać docelowe procesy, które mają wspierać osiągnięcie zdefiniowanego celu. Czy planujemy wprowadzać zmiany np. w indeksacji pozycji magazynowych?
Dobre przygotowanie się do projektu ułatwi przeprowadzenie przez dostawcę Analizy obejmującej opis procesów podlegających informatyzacji i stanowi podstawę do opracowania konfiguracji systemu odpowiadającej oczekiwaniom klienta.
Ile czasu przebiega proces wdrożenia?
Czas wdrożenia systemu ERP zależy od kilku czynników, a przede wszystkim od wielkości przedsiębiorstwa i stopnia złożoności wybranego rozwiązania oraz zakresu funkcjonalnego zaplanowanego do wdrożenia.
W przypadku mniejszych systemów (tzw. półkowych) i firm (mikro) możemy mówić o wdrożeniu trwającym kilka tygodni, decydując się na średniej wielkość rozwiązanie to już kwestia miesięcy (9-12 miesięcy przy predefiniowanych rozwiązaniach może być to kwestia 4-9 miesiącach). Wdrożenie największych i najbardziej złożonych rozwiązań może zająć nawet 2 lata.
Korzyści z wdrożenia systemu ERP
Jedną z największych zalet systemów ERP jest ich integralność. Funkcjonalności różnych obszarów są ze sobą zintegrowane, co prowadzi do tego, że raz wprowadzone dane są dostępne we wszystkich miejscach w systemie i mogą stanowić podstawę do podejmowania kluczowych decyzji operacyjnych i strategicznych. Przekłada się to na kolejne liczne korzyści, które w dużej mierze zależą od specyfiki funkcjonowania danej firmy. Często odnoszą się do konkretnego zakresu funkcjonalnego prowadzonego biznesu np. w zakresie produkcji istotną korzyścią może być minimalizacja stanów magazynowych surowców przy zachowaniu ciągłości produkcji.
Do niektórych z licznych korzyści wynikających z wdrożenia ERP zaliczymy:
- Znacznie niższe koszty operacyjne
- Wzrost zaufania i lojalności klientów
- Lepszą jakość i efektywność działań produkcyjnych
- Wyższą wydajność i ustandaryzowanie procesów
- Wzrost rentowności prowadzonego przedsiębiorstwa
- Lepszą wydajność i jakość pracy
- Zautomatyzowanie procesów
Więcej o korzyściach wdrożeń ERP poniżej.
Mobilne ERP czy ERP na urządzeniach mobilnych?
Dzisiejszy biznes charakteryzuje się dużą dynamiką procesów. Kierownictwo firmy potrzebuje dostępu do informacji zarządczych w dowolnym czasie także, gdy jest poza firmą. Dlatego można powiedzieć, że dostęp do systemu ERP poprzez urządzenia mobilne (smartfony, tablety itp.) jest dzisiaj niezbędny.
Ale nie tylko kierownictwo firmy chętnie korzysta z takich funkcjonalności. W przypadku firm realizujących projekty w terenie zdalne (poprzez zoptymalizowane dla urządzeń mobilnych końcówki systemów ERP) raportowanie przez pracowników postępu prac i związanych z nim kosztów pozwala na bieżące śledzenie odniesienie rzeczywistej realizacji do planów czasowych i kosztowych danych projektów.
Dlaczego warto wybrać system ERP w chmurze?
Samodzielna eksploatacja, serwisowanie i utrzymanie systemu oraz niezbędnego środowiska informatycznego należy zazwyczaj do wymagających, kosztownych i czasochłonnych zadań. Pojawia się wówczas potrzeba pozyskania specjalistycznych kompetencji technicznych oraz poniesienia kosztów utrzymywanych zasobów. W takiej sytuacji warto sięgnąć po rozwiązanie ERP w chmurze. Jednym z takich programów jest oferowany przez nas system IFS Cloud, obecnie bardzo popularny wśród przedsiębiorców, którzy chętnie sięgają po rozwiązanie chmurowe na zewnętrznych, wynajmowanych zasobach sprzętowych w modelu subskrypcyjnym. Dlaczego? Głównie z powodu licznych korzyści takich jak szybki i łatwy dostęp do infrastruktury, odliczenie kosztów operacyjnych oraz stałe opłaty na czas trwania umowy.
Możliwości rozwiązania ERP w chmurze są bardzo szerokie, które pozwalają na prowadzenie inteligentnego i autonomicznego biznesu. Do niektórych z nich zaliczyć można:
- Finansowanie rozwiązań biznesowych bez zakłócenia przepływów pieniężnych;
- Koncentrację na podstawowych obszarach działalności;
- Mniejszą zależność od dostępności specjalistycznych kompetencji;
- Wyeliminowanie problemów związanych z trwałością sprzętu i zabezpieczeniami;
- Zachowanie elastyczności i skalowalności infrastruktury;
- Wysoki poziom odporności i nadmiarowości systemu;
- Nieskomplikowany i szybki proces wdrożenia, eksploatacji i projektowania nowych usług.
Więcej o ofercie systemu ERP IFS Cloud i możliwościach programu w chmurze poniżej.
Integracje systemu ERP
System ERP to centrum rozwiązań informatycznych w przedsiębiorstwie. Istnieje jednak wiele wyspecjalizowanych funkcjonalności, które realizowane są w specjalistycznych rozwiązaniach informatycznych. Zachodzi wówczas potrzeba ich integracji z programem podstawowym. L-Systems w ramach wdrażanych systemów, dostarcza integrację z takimi rozwiązaniami jak:
- System projektowania CAD (Computer Aided Design), CAM (Computer Aided Manufacturing), oprogramowanie do projektowania instalacji elektrycznych, czy zarządzaniem projektami CAD.
- Systemy nestingowe
- Systemy spedytorskie
- Integracje z parkiem maszynowym
- Komunikaty EDI (Electronic Data Interchange)
- System Obiegu Dokumentów
Więcej o integracjach systemów ERP poniżej.