Elektroniczny obieg dokumentów Plus Workflow OCR jest nowoczesnym i bezpiecznym narzędziem informatycznym pozwalającym na skuteczne zarządzanie procesami biznesowymi oraz produkcyjnymi z możliwością rozszerzenia o moduły dziedzinowe usprawniające pozostałe obszary funkcjonowania przedsiębiorstwa. Plus Workflow OCR umożliwia nie tylko realizację procesów biznesowych, ale także ich projektowanie i wdrażanie, dzięki wbudowanemu edytorowi.
Plus Workflow OCR sprzyja poprawieniu efektywności funkcjonowania przedsiębiorstwa dzięki obniżeniu kosztów oraz skróceniu czasu realizacji procesów. Wdrożenie systemu zarządzania procesami biznesowymi pozwala na usprawnienie koordynacji przepływu procesów, wyeliminowanie zbędnych działań, automatyzację procesów, uniezależnienie realizacji działań od lokalizacji pracowników. Jest to możliwe dzięki dostępowi do systemu z poziomu przeglądarki internetowej.
System Plus Workflow poszerza możliwości analizy przebiegu procesów dzięki narzędziom pozwalającym na generowanie wielorakich raportów i statystyk dotyczących np. obciążeń poszczególnych stanowisk organizacyjnych, czasów realizacji operacji i różnych sekwencji procesów.
FUNKCJONALNOŚĆ SYSTEMU OBIEGU DOKUMENTÓW PLUS WORKFLOW OCR
Realizacja procesów biznesowych (autoryzacji, oceny merytorycznej, rozliczeń, dekretacji, itp.);
Projektowanie procesów biznesowych dzięki wbudowanemu narzędziu do ich modelowania;
Wbudowane elektroniczne archiwum dokumentów;
Komunikacja wewnętrzna – prowadzenie rozmów i wysłanie komunikatów pomiędzy uczestnikami procesów;
Zdalny dostęp do indywidualnej skrzynki zadań z poziomu przeglądarki internetowej;
Obsługa kodów kreskowych ;
Automatyczny odczyt dokumentów papierowych oraz otrzymywanych drogą elektroniczną (OCR) ;
Kalendarz (np. ustawianie zastępstw pracowniczych, ustawianie czasów wykonywania zadań, itp.);
Możliwość realizacji procesów szeregowych, równoległych oraz zagnieżdżonych;
Powiadamiania za pomocą poczty elektronicznej (e-mail) oraz „wyskakującego okienka”;
Funkcje analityczne – statystyki czasu realizacji procesów, ilości przetwarzanych dokumentów czy zadań;
Wykorzystanie podpisu elektronicznego.
ELEKTRONICZNY OBIEG DOKUMENTÓW PLUS WORKFLOW OCR
Rozwiązanie składa się z wielu komponentów i obejmuje m.in.:
System zarządzania procesami biznesowymi – Plus Workflow
System zarządzania dokumentami – Plus DMS
Systemy skanowania dokumentów – Kofax Capture, Kofax Express, Plus Index, Plus WebScan, ReadSoft for Invoices, TIS eFlow, Kofax VRS, OCR
Moduły dziedzinowe – moduł zarządzania budżetami Plus Budget, moduł zarządzania archiwum tradycyjnym Plus Archive, moduł zarządzania dokumentacją ISO 9001 Plus ISO, moduł ewidencjonowania środków trwałych Plus Assets.
PRZYKŁADOWE PROCESY REALIZOWANE W SYSTEMIE
Finanse i księgowość:
- Elektroniczny obieg faktur kosztowych, magazynowych;
- Proces wnioskowania o zaliczki przez pracowników i rozliczania delegacji;
- Proces rozliczania delegacji;
- Proces archiwizacji faktur zakupowych i sprzedażowych.
Zakupy:
- Proces obsługi zapotrzebowań,
- Proces przetargowy,
- Weryfikacja dostępności budżetu;
- Akceptacja faktur zakupu w referencji do zamówienia.
IT i serwis:
- Proces Help – desk;
- Obsługa zgłoszeń użytkowników systemów informatycznych;
- Zakładanie nowego kontrahenta w systemie ERP;
- Zarządzanie zmianą w aplikacjach IT;
- Wnioskowanie o nadanie uprawnień.
Produkcja:
- Proces zarządzania produkcją, montażem i transportem;
- Proces obiegu specyfikacji produktu;
- Opiniowanie i akceptacja specyfikacji opakowania;
- Akceptacja i dystrybucja dokumentacji technicznej;
- Akceptacja i przegląd receptur;
- Dystrybucja instrukcji stanowiskowych;
- Zgłoszenia niezgodności magazynowych i reklamacji jakościowych;
- Działania organizacyjne w zakresie BHP.
Sprzedaż i marketing:
- Proces obsługi kredytu kupieckiego;
- Proces akceptacji ofert;
- Rejestracja i akceptacja zapytań ofertowych;
- Rejestracja i realizacja zamówień klienta;
- Opiniowanie i archiwizacja umów handlowych;
- Elektroniczna dystrybucja faktur sprzedaży do klientów;
- Akceptacja i elektroniczna archiwizacja specyfikacji produktów, wzorów opakowań oraz materiałów marketingowych.
HR:
- Elektroniczne wnioski urlopowe;
- Proces obiegu, weryfikacji i akceptacji zaświadczeń pracowniczych;
- Akceptacja i rozliczanie wyjazdów służbowych;
- Rejestracja i obsługa wniosków o wystawienie zaświadczeń;
- Rekrutacja i zwalnianie pracowników;
- Ewidencja czasu pracy;
- Archiwizacja dokumentacji pracowniczej (e-Teczka pracownicza);
- Przygotowywanie umowy z pracownikiem;
- Kompletacja karty obiegowej.
Administracja:
- Rejestracja i dekretacja korespondencji przychodzącej;
- Obsługa korespondencji wychodzącej;
- Delegowanie zadań wynikających z otrzymanej lub wysłanej korespondencji;
- Rezerwacja sal konferencyjnych.
Logistyka:
- Proces weryfikacji dostaw transportowych;
- Proces zamawiania części na hali produkcyjnej;
- Proces zarządzania transportem;
- Proces weryfikacji przebiegu pojazdów;
- Proces archiwizacji dokumentów logistycznych (w tym dokumentów PZ i WZ).
Dział Prawny:
- Proces konsultacji i akceptacji umów;
- Archiwizacja umów wraz z załącznikami;
- Proces przygotowania umów korporacyjnych i indywidualnych;
- Monitorowanie okresu ważności umowy.
Archiwizacja dokumentów:
- Faktury kosztowe, sprzedażowe i magazynowe;
- Oferty;
- Umowy z kontrahentami;
- Aneksy;
- Dokumentacja pracownicza;
- Instrukcje.
Jakość ISO 9001:
- Zarządzanie i archiwizacja pełnej dokumentacji ISO 9001;
- Proces działań korygujących i zapobiegawczych.
Do użytkowników rozwiązania należą takie firmy jak: Podravka, Dr.Max, Sweedwood, Bakoma, Animiex, IKEA, Farm Firtes, OBI, El-Cab, NordGlass, LeroyMerlin, Unilever, Luxmed, Złomrex, Dr. Irena Eris, Lisner, Mlilano. Onninen, SGB, Bakalland, Piotr i Paweł, PKPCargo, Remontowa Shipbuilding, CD Projekt, Selgros, Kopex, Polfarmex, Tubes International, Wavim, PKP, Kopex, Agri Plus i wiele innych.