System Obiegu Dokumentów: Plus Workflow
Komunikacja wewnętrzna
Możliwość prowadzenia rozmów, wymiany informacji i wysyłania komunikatów pomiędzy uczestnikami procesów w ramach danego zadania lub dokumentu. Ułatwia współpracę i przyspiesza reakcję na zmiany czy pytania w obrębie realizowanego procesu.
Elektroniczne archiwum dokumentów
Bezpieczne i uporządkowane przechowywanie dokumentów w formie cyfrowej, z możliwością błyskawicznego przeszukiwania, filtrowania i udostępniania plików zgodnie z uprawnieniami użytkowników. Eliminuje konieczność tworzenia fizycznych archiwów i przyspiesza dostęp do potrzebnych informacji.
Zdalny dostęp przez przeglądarkę internetową
Każdy użytkownik ma dostęp do swojej indywidualnej skrzynki zadań z dowolnego miejsca – wystarczy dostęp do Internetu i przeglądarka. To idealne rozwiązanie dla zespołów rozproszonych i w modelu pracy zdalnej lub hybrydowej.
Obsługa kodów kreskowych
Możliwość rejestrowania i identyfikowania dokumentów oraz towarów za pomocą skanowania kodów kreskowych, co znacznie usprawnia procesy magazynowe, zakupowe, produkcyjne i logistyczne.
Automatyczne rozpoznawanie dokumentów (OCR)
System automatycznie odczytuje dane z dokumentów papierowych (po zeskanowaniu) oraz tych otrzymywanych drogą elektroniczną (PDF, e-mail), znacząco ograniczając czas ręcznego wprowadzania danych i eliminując błędy.
Kalendarz i harmonogram zadań
Funkcja pozwalająca na planowanie czasu wykonywania zadań, ustalanie zastępstw pracowniczych, a także lepsze zarządzanie zasobami i terminowością realizacji procesów w organizacji.
Elastyczna struktura procesów
Możliwość definiowania i realizacji procesów w formie szeregowej, równoległej oraz zagnieżdżonej. Umożliwia to odwzorowanie nawet najbardziej złożonych scenariuszy biznesowych i dopasowanie logiki działania do rzeczywistych potrzeb firmy.
Powiadomienia systemowe
Użytkownik otrzymuje automatyczne powiadomienia o nowych zadaniach i zmianach w procesie – zarówno przez e-mail, jak i w postaci komunikatów typu „pop-up” na ekranie. Dzięki temu zawsze pozostaje na bieżąco z aktualnymi działaniami.
Zaawansowane funkcje analityczne
System umożliwia generowanie statystyk i raportów dotyczących m.in. czasu realizacji procesów, liczby przetworzonych dokumentów i zadań, co pozwala na stałe monitorowanie efektywności i identyfikację obszarów wymagających optymalizacji.
Wykorzystanie podpisu elektronicznego
Umożliwia prawnie wiążące zatwierdzanie dokumentów w formie cyfrowej. Zwiększa bezpieczeństwo i eliminuje konieczność drukowania, podpisywania i skanowania dokumentów. Idealne rozwiązanie dla firm dążących do pełnej digitalizacji procesów.
Komunikacja wewnętrzna
Możliwość prowadzenia rozmów, wymiany informacji i wysyłania komunikatów pomiędzy uczestnikami procesów w ramach danego zadania lub dokumentu. Ułatwia współpracę i przyspiesza reakcję na zmiany czy pytania w obrębie realizowanego procesu.
Elektroniczne archiwum dokumentów
Bezpieczne i uporządkowane przechowywanie dokumentów w formie cyfrowej, z możliwością błyskawicznego przeszukiwania, filtrowania i udostępniania plików zgodnie z uprawnieniami użytkowników. Eliminuje konieczność tworzenia fizycznych archiwów i przyspiesza dostęp do potrzebnych informacji.
Zdalny dostęp przez przeglądarkę internetową
Każdy użytkownik ma dostęp do swojej indywidualnej skrzynki zadań z dowolnego miejsca – wystarczy dostęp do Internetu i przeglądarka. To idealne rozwiązanie dla zespołów rozproszonych i w modelu pracy zdalnej lub hybrydowej.
Obsługa kodów kreskowych
Możliwość rejestrowania i identyfikowania dokumentów oraz towarów za pomocą skanowania kodów kreskowych, co znacznie usprawnia procesy magazynowe, zakupowe, produkcyjne i logistyczne.
Automatyczne rozpoznawanie dokumentów (OCR)
System automatycznie odczytuje dane z dokumentów papierowych (po zeskanowaniu) oraz tych otrzymywanych drogą elektroniczną (PDF, e-mail), znacząco ograniczając czas ręcznego wprowadzania danych i eliminując błędy.
Kalendarz i harmonogram zadań
Funkcja pozwalająca na planowanie czasu wykonywania zadań, ustalanie zastępstw pracowniczych, a także lepsze zarządzanie zasobami i terminowością realizacji procesów w organizacji.
Elastyczna struktura procesów
Możliwość definiowania i realizacji procesów w formie szeregowej, równoległej oraz zagnieżdżonej. Umożliwia to odwzorowanie nawet najbardziej złożonych scenariuszy biznesowych i dopasowanie logiki działania do rzeczywistych potrzeb firmy.
Powiadomienia systemowe
Użytkownik otrzymuje automatyczne powiadomienia o nowych zadaniach i zmianach w procesie – zarówno przez e-mail, jak i w postaci komunikatów typu „pop-up” na ekranie. Dzięki temu zawsze pozostaje na bieżąco z aktualnymi działaniami.
Zaawansowane funkcje analityczne
System umożliwia generowanie statystyk i raportów dotyczących m.in. czasu realizacji procesów, liczby przetworzonych dokumentów i zadań, co pozwala na stałe monitorowanie efektywności i identyfikację obszarów wymagających optymalizacji.
Wykorzystanie podpisu elektronicznego
Umożliwia prawnie wiążące zatwierdzanie dokumentów w formie cyfrowej. Zwiększa bezpieczeństwo i eliminuje konieczność drukowania, podpisywania i skanowania dokumentów. Idealne rozwiązanie dla firm dążących do pełnej digitalizacji procesów.
Obniżenie kosztów operacyjnych
Automatyzacja procesów zmniejsza nakłady pracy i ogranicza konieczność korzystania z tradycyjnych metod archiwizacji.
Skrócenie czasu realizacji procesów
Błyskawiczny dostęp do dokumentów i automatyczne przekazywanie ich do odpowiednich osób.
Zwiększenie efektywności pracy
Optymalizacja działań, lepsza organizacja pracy i eliminacja powtarzalnych, czasochłonnych zadań.
Redukcja błędów
Automatyczne przetwarzanie dokumentów znacząco ogranicza ryzyko pomyłek.
Praca zdalna
Możliwość zdalnego dostępu do systemu z dowolnego miejsca na świecie.
Do użytkowników rozwiązania należą takie firmy jak: Podravka, Dr.Max, Sweedwood, Bakoma, Animiex, IKEA, Farm Firtes, OBI, El-Cab, NordGlass, LeroyMerlin, Unilever, Luxmed, Złomrex, Dr. Irena Eris, Lisner, Mlilano. Onninen, SGB, Bakalland, Piotr i Paweł, PKPCargo, Remontowa Shipbuilding, CD Projekt, Selgros, Kopex, Polfarmex, Tubes International, Wavim, PKP, Kopex, Agri Plus i wiele innych.
Przykładowe procesy realizowane w Plus Workflow OCR
Finanse i księgowość
Obieg faktur kosztowych i magazynowych
Elektroniczne wnioski o zaliczki oraz rozliczenia delegacji
Archiwizacja faktur zakupowych i sprzedażowych
IT i serwis
Obsługa zgłoszeń w systemie helpdesk
Zarządzanie zgłoszeniami użytkowników systemów IT
Rejestracja nowych kontrahentów w systemie ERP
Zarządzanie zmianami w aplikacjach IT
Elektroniczne wnioskowanie o nadanie lub modyfikację uprawnień
Produkcja
Obieg dokumentów związanych z zarządzaniem produkcją, montażem i transportem
Akceptacja specyfikacji produktów, receptur i instrukcji stanowiskowych
Obsługa zgłoszeń niezgodności i reklamacji jakościowych
Dokumentacja działań z zakresu BHP
Zakupy
Obsługa zapotrzebowań zakupowych
Realizacja procesu przetargowego
Weryfikacja dostępności budżetu
Akceptacja faktur zakupowych w odniesieniu do zamówień
Sprzedaż i marketing
Obsługa procesów kredytu kupieckiego
Akceptacja ofert i zapytań ofertowych
Rejestracja i realizacja zamówień klientów
Archiwizacja i opiniowanie umów handlowych
Elektroniczna dystrybucja faktur sprzedażowych
Zatwierdzanie specyfikacji produktów, opakowań i materiałów marketingowych
Logistyka
Weryfikacja dostaw i przebiegu transportu
Obsługa zamówień części na hali produkcyjnej
Zarządzanie dokumentacją logistyczną (PZ, WZ)
HR (Kadry i płace)
Elektroniczne wnioski urlopowe i delegacje służbowe
Obsługa i archiwizacja zaświadczeń pracowniczych
Rekrutacja i proces zwolnień pracowników
Rejestracja czasu pracy i e-Teczka pracownicza
Generowanie umów o pracę i obsługa kart obiegowych
Administracja
Rejestracja i dekretacja korespondencji przychodzącej i wychodzącej
Delegowanie zadań na podstawie dokumentów
Rezerwacja sal konferencyjnych
Dział prawny
Obieg konsultacji i akceptacji umów
Archiwizacja umów i aneksów
Tworzenie dokumentów korporacyjnych i indywidualnych
Monitorowanie terminów obowiązywania dokumentów prawnych
Archiwizacja dokumentów
Faktury kosztowe, magazynowe i sprzedażowe
Oferty handlowe i przetargowe
Umowy z kontrahentami i załączniki
Dokumentacja pracownicza i instrukcje stanowiskowe
Wybierz Plus Workflow OCR z L-Systems
Wybierając Plus Workflow OCR z L-Systems, zyskujesz kompleksowe wsparcie na każdym etapie wdrożenia i użytkowania systemu. Nasze doświadczenie w projektowaniu i implementacji rozwiązań do obiegu dokumentów sprawia, że oferujemy optymalne rozwiązania dopasowane do specyfiki Twojej firmy.
L-Systems zapewnia pełną personalizację systemu, integrację z innymi aplikacjami oraz bieżące wsparcie techniczne. Dzięki współpracy z nami Twoja firma zyska nowoczesne, bezpieczne i wydajne narzędzie do zarządzania dokumentami i procesami.
Usprawnij swoje procesy z Plus Workflow OCR od L-Systems! Skontaktuj się z nami i dowiedz się więcej.
Skontaktuj się z nami!
Masz pytanie? Napisz do nas, a skontaktujemy się z Tobą i pomożemy wybrać najlepsze rozwiązanie dla Twojego biznesu!
Skontaktuj się z nami!
Masz pytanie? Napisz do nas, a skontaktujemy się z Tobą i pomożemy wybrać najlepsze rozwiązanie dla Twojego biznesu!