System ERP – Mity i Fakty

Co to jest system ERP ?

Nie tak dawno mowa była o systemach MRP potem MRP II a obecnie o ERP (a czasami nawet o ERM – Enterprise Resource Management).

Upraszczając:

MRP (Material Requirements Planning ), czyli Planowanie Zapotrzebowaniem Materiałowym skupia się na identyfikacji niezbędnych surowców potrzebnych do wyprodukowania zaplanowanych zleceń produkcyjnej. W kontekście firm handlowych zapotrzebowaniem na towary w odniesieniu do zamówień klientów. 

MRP II (Manufacturing Resource Planning), czyli Planowanie Zasobów Produkcyjnych bierze pod uwagę dodatkowo Planowanie Zdolności Produkcyjnych (CRP) w szerokim tego określenia znaczeniu. 

ERP (Enterpise Resource Planning), czyli Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa poszedł jeszcze dalej i objął wszystkie funkcje w firmie te bezpośrednie, ale także te, które tylko pośrednio wpływają na realizację procesów produkcyjnych w firmie.    

Gdzie się kończy funkcjonalność ERP, a zaczynają specjalistyczne rozwiązania ?

Systemy ERP to rozwiązania z natury uniwersalne czyli takie, które można dostosować do różnych branż i sposobów prowadzenia działalności. Jak coś jest uniwersalne nie może być najlepsze we wszystkich obszarach funkcjonalnych.  

Standardowymi obszarami funkcjonalnymi jakie obejmuje system ERP są: zarządzanie finansami i księgowością, środkami trwałymi, sprzedażą, zakupami, gospodarką magazynową czy zarządzanie produkcją. 

Do mniej standardowo występujących obszarów w systemach ERP należą: zarządzanie serwisem, zarządzania projektami, utrzymanie ruchu, CRM, obieg dokumentów, Kody Kreskowe, MES (w zakresie raportowania produkcji i planowania). 

Rzadko występujące obszary (a już na pewno z dużymi brakami funkcjonalnymi) to m.in. WMS (magazyny wysokiego składu wraz z niezbędnymi optymalizacjami), TMS (optymalizacja transportu), Portale B2B (w których występuje konieczność bardzo mocnej kastomizacji do potrzeb klienta), EDI (rozwiązania zapewniający wymianę danych w postaci elektronicznej), pełen MES ( zapewniający m.in. integrację z parkiem maszynowym) czy systemy analityczne klasy BI. 

Oczywiście jest jeszcze bardzo duża ilość rozwiązań dedykowanych dla konkretnych branż, wspierających realizację bardzo wąskich i specjalistycznych procesów. 

 Jak działa system ERP ?

Szybciej więcej taniej – takie są trendy w dzisiejszej gospodarce. Aby to osiągnąć przetwarzane są coraz większe ilości danych w celu lepszego wykorzystania zasobów firmy i optymalizacji procesów. Każde poprawa wskaźników KPI przekłada się na kondycję danej organizacji. Człowiek samodzielnie nie może przetworzyć takiej ilości danych i tutaj z pomocą pojawiają się systemu ERP. 

Systemy ERP służą do zbierania danych, a następnie do przetwarzania i udostępniania informacji (usystematyzowanych danych).

Aby informacja była użyteczna musi być: dokładna aktualna, kompletna i użyteczna.

A jak to wygląda w praktyce ? Pojedynczy użytkownik wprowadza dane ze swojego zakresu funkcjonalnego. Kolejni użytkownicy dodają swoje informacje tak, że w efekcie otrzymujemy ich zbiór dostępny dla wszystkich osób, które go potrzebują. Przykład: na bazie zdefiniowanej struktury materiałowej wyrobu gotowego (BOM) oraz zaplanowanych  zleceń produkcyjnych (czyli daty, na kiedy potrzebne będą do operacji produkcyjnych surowce z BOM)  dział zakupów  uzyskuje informacje ile, na kiedy i jakie surowce ma zakupić, aby zagwarantować ciągłości produkcji.

Mówiąc o zintegrowanych systemach ERP mówimy właśnie o gromadzeniu, przetwarzaniu i udostępnianiu informacji.

Korzyści z wdrożenia systemu ERP

Największą zaletą systemów ERP jest ich integralność. Funkcjonalności z różnych obszarów są ze sobą zintegrowane, co oznacza m.in. że informacje raz wprowadzone są dostępne we wszystkich miejscach  systemu i stanowią podstawę do podejmowania decyzji operacyjnych i strategicznych. 

Przekłada się ona na kolejne liczne korzyści, które w dużej mierze zależą od specyfiki biznesu danej firmy. Często korzyści odnosi do konkretnego zakresu funkcjonalnego np. w zakresie produkcji i magazynu często podnoszoną korzyścią jest minimalizacja stanów magazynowych surowców przy zachowaniu ciągłości produkcji.

Na poziomie bardziej ogólnym korzyści wynikające z wdrożenia zintegrowanego systemu ERP to m.in.: 

• obniżenie kosztów operacyjnych firmy m.in. poprzez obniżenie kosztów osobowych na jedną transakcję

• wzrost wydajności procesów m.in. poprzez  skrócenie czasu realizacji zleceń produkcyjnych czy zamówień,

• wzrost lojalności klientów m.in. poprzez  podniesienie i utrzymanie terminowości dostaw

• podniesienie jakości produkcji m.in. poprzez analizę danych w zakresie braków i ich przyczyn oraz pełnego tracebility surowców oraz zmniejszania prawdopodobieństwa wystąpienia pomyłek,

• uzyskanie wzrostu rentowności prowadzonej działalności m.in. poprzez optymalizację procesów zakupowych,

• wzrost wydajności pracy m.in.  poprzez eliminację wielokrotnego wprowadzania danych oraz możliwość wykonywania większej liczby operacji przez ten sam zespół osobowy,

• automatyzacja powtarzalnych procesów czy działań koniecznych do prowadzenia działalności, a nie przynoszących wartości dodanej,

• …

• …

• …

Wymieniać można by długo, gdyż bez sprawnego systemu ERP działalność firm we wszystkich swoich procesach narażona jest na małą ekonomiczność prowadzonej aktywności biznesowej. 

Ile to trwa – czyli czas wdrożenia systemu ERP

W przypadku mniejszych systemów (tzw. półkowych) i firm (mikro) można mówić kilku tygodniach, średniej wielkość rozwiązania to już kwestia miesięcy (6-12 miesięcy przy predefiniowanych rozwiązaniach można mówić o 2-6 miesiącach), przy największych rozwiązaniach czasami mowa nawet o 2 latach. 

Najczęstsze problemy firm, które nie posiadają systemu ERP

Problemy dla firm nieposiadających zintegrowanego systemu ERP to odwrotność korzyści. 

Wymieńmy je krótko:

• wysokie koszty administracyjne,

• niska wydajność procesów,

• niska lojalność klientów,

• niska jakość wyrobów

• niska  rentowność

• niska wydajność pracy

• a przede wszystkim brak aktualnych, kompletnych informacji stanowiących podstawę do podejmowania trafnych decyzji biznesowych. 

Mobilne ERP czy raczej ERP na urządzeniach mobilnych

Dzisiejszy biznes charakteryzuje się dużą dynamiką procesów. Kierownictwo firmy potrzebuje dostępu do informacji zarządczych w dowolnym czasie także, gdy jest poza firmą. Dlatego dostęp do systemu ERP poprzez urządzenia mobilne (smartfony, tablety itp.) jest dzisiaj nie tylko wymogiem, ale wręcz koniecznością. 

Ale nie tylko kierownictwo firmy chętnie korzysta z takich funkcjonalności. W przypadku firm realizujących projekty w terenie zdalne (poprzez zoptymalizowane dla urządzeń mobilnych końcówki systemów ERP) raportowanie przez pracowników postępu prac i związanych z nim kosztów pozwala na bieżące śledzenie odniesienie rzeczywistej realizacji do planów czasowych i kosztowych danych projektów.