L-Systems z przekonfigurowaną wersją systemu IFS Applications
Firma L-Systems opracowała prekonfigurowaną wersję systemu IFS Applications. Wersja ta dedykowana jest dla przedsiębiorstw świadczących usługi generalnego wykonawstwa oraz realizujących projekty inwestycyjne.
– Wielokrotnie współpracowaliśmy z firmami z branży budowlanej. Dzięki nabytemu doświadczeniu, wiedzy z tego zakresu, a także rozwiązaniom wypracowanym podczas współprac, naszym ekspertom udało się stworzyć prekonfigurowaną wersję IFS Applications, dedykowaną dla firm świadczących usługi generalnego wykonawstwa i realizujących projekty inwestycyjne. To wielkie udogodnienie dla klientów z tych branż – mówi Robert Pawlak, prezes L-Systems.
Cały projekt zarządzany przez nawigator, pomaga zarządzać projektem nawet przy dużej ilości działań do wykonania i raportowania. W systemie można zbudować dowolną liczbę szablonów projektów, również na podstawie tych już wcześniej zrealizowanych. Ponadto, jest możliwe prognozowanie budżetów dla różnych wersji. Dzięki temu można wykonać szacowanie finansów z podziałem na wszelkiego typu elementy kosztowe (np. materiał, sprzęt, usługi) i przychodowe (np. faktura sprzedaży) związane z jego realizacją. Natomiast profil rozdziału budżetu pozwala na dystrybucję kwot prognozy według zdefiniowanego wcześniej schematu np. na każdy miesiąc trwania budowy.
– Dzięki wielopoziomowemu zatwierdzeniu budżetów projektu kierownik budowy może zatwierdzać budżety swoich zadań do określonej wartości, a dyrektor techniczny zadania wyższych poziomów – mówi Waldemar Matysiak, dyrektor działu konsultingu w L-Systems. – Do jego głównych korzyści można zaliczyć śledzenie zdarzeń związanych z akceptacją budżetów, włącznie z możliwością automatycznego informowania wyznaczonych osób o dokonanych akceptacjach np. powyżej założonej kwoty.
Dzięki funkcjonalności harmonogramowania projektu możliwe jest ustalenie czasu jego trwania przy określeniu ram czasowych, na podstawie wprowadzonych podprojektów. Wszystko to, można zobrazować na wykresie Gantta, czyli graficznej wizualizacja projektu przedstawiającej zarówno plan realizacji, jak i stopień zaawansowania prac. Kolejnym ważnym aspektem jest kontrola realizacji budżetów i harmonogramów projektów.
– Funkcjonalność ta zapewnia możliwość tworzenia prognoz oraz migawek projektu. Prognozy mogą być tworzone w celu okresowego przeglądu projektu, zwykle cyklicznie, raz na miesiąc lub w innych określonych interwałach czasu. Prognoza może być wykorzystana do planowania przyszłych, bądź oceny istniejących kosztów i przychodów projektu – mówi Waldemar Matysiak.
System daje również możliwość rejestracji czasu pracy wszelkich zasobów: ludzi i maszyn. Czas ten może być rejestrowany w systemie za pośrednictwem przeglądarki internetowej oraz urządzeń mobilnych, a moduł delegacji pozwala na rejestrowanie, akceptacje i rozliczenia delegacji oraz rejestrowanie ich kosztów pod wskazany projekt. Istnieje również możliwość rozliczenia prac podwykonawców. Mogą oni mieć dostęp do systemu np. poprzez urządzanie mobilne, za pomocą których mogą rejestrować realizowane przez siebie zadania. Warto dodać, że system umożliwia wygenerowania protokołu dla podwykonawcy.
W prekonfigurowanej wersji systemu możliwe jest również planowanie zapotrzebowania materiałowego dla projektów. Ponadto, istnieje możliwość rozbudowanego systemu uprawnień do projektów. Są one definiowane w dwóch wymiarach:
• dla zespołu projektowego- przydzielone uprawnienie obejmuje wszystkich członków uprzednio zdefiniowanego zespołu projektowego np. dyrektorzy techniczni, kierownicy budowy.
• dla projektu- uprawnienie przydziela się dla danego projektu lub podprojektu.
Dzięki pełnemu przepływowi danych pomiędzy modułami systemu eliminuje się pracochłonność związaną z ich wprowadzaniem, zwiększa stabilność całości rozwiązania poprzez wyeliminowanie interfejsów integracyjnych oraz zmniejsza koszt serwisu i ewentualnych modyfikacji procesów.
Kolejne moduły, dedykowanej wersji dla przedsiębiorstw świadczących usługi generalnego wykonawstwa oraz realizujących projekty inwestycyjne, są związane z zarządzaniem wyposażeniem, remontami, zakupami czy zleceniami serwisowymi. Dzięki pełnej ewidencji maszyn, ich przebiegu oraz harmonogramów, można precyzyjnie zaplanować ich używanie, zgodnie z ich dostępnością przy uwzględnieniu zarówno obciążeń, jak i przeglądów serwisowych.
– Właściwe planowanie, a także raportowanie użycia sprzętu zmniejsza ryzyko opóźnień w realizacji zadań projektowych wynikające m.in. z przeciążenia lub awarii – mówi Waldemar Matysiak.
Ponadto, system pozwala na zdefiniowanie poniższych typów obiektów serwisowych oraz posiada funkcjonalności charakterystyczne dla każdego z nich:
• obiekty funkcjonalne
• obiekty przestawne
• obiekty liniowe np. linie energetyczne, rurociągi
System w pełni wspiera zarządzanie gwarancjami, a w konsekwencji serwisem gwarancyjnym i pogwarancyjnym. W dodatku, przy zakupach realizowanych pod dany projekt, system pamięta, jaki materiał został kupiony i domyślnie nie pozwala na wydanie go pod inny projekt, podprojekt czy działanie. Wszystkie zakupy realizowane na potrzeby danej budowy mogą podlegać kontroli merytoryczno-finansowej, która może zostać zaprojektowana w ramach ścieżki akceptacji. System pozwala na generowanie zapotrzebowania zakupu bez wskazania konkretnej pozycji zakupowej, na podstawie opisu. Co więcej, system kontroluje zakupy w ramach umowy z dostawcą. Zarówno, jeśli chodzi o materiały, towary, jak również usługi.
W obszarze finansów system wspiera obsługę wpłat na rachunki powiernicze i rozliczenie zwolnienia kwoty za realizacje etapu budowy. W dodatku umożliwia transfer do systemów bankowych transakcji przelewów. Istnieje także możliwość zarządzania umowami z podwykonawcami. Jest również możliwość obsługi kaucji.
– Celem tej funkcjonalności jest automatyczne przypisywanie do harmonogramu płatności dla faktur zakupu i sprzedaży, informacji o warunkach płatności dla kaucji. Podczas rejestracji faktury sprzedaży i zakupu powiązanej z projektem system podpowiada warunki płatności dla kaucji dla wszystkich klientów i dostawców – mówi Waldemar Matysiak.
Ponadto, istniejący moduł zarządzania kontraktami, pozwala na zarządzanie cyklem umowy sprzedaży od złożenia oferty i udziału w przetargu, poprzez zawarcie umowy, aż po jej realizację i rozliczenie.
System zapewnia m. in. łączenie zadań projektowych w jedną pozycję sprzedaży na fakturze, kontrolę zafakturowanych pozycji projektowych, możliwość częściowego fakturowania zadania.
– Na podstawie oszacowanego przychodu, a także założonej marży projektu istnieją możliwości wygenerowania protokołu potwierdzającego procentowe wykonanie pracy oraz wystawienie właściwej faktury – mówi Waldemar Matysiak.
Dzięki magazynom konsygnacyjnym funkcjonalność pozwala na rejestrację w systemie materiałów niebędących własnością firmy oraz ich automatyczne wydanie na projekt w momencie zarejestrowania dostawy. Co więcej, dedykowana parametryzacja modułu zarządzania magazynem pozwala na obsługę rezerwacji mieszkań oraz ich sprzedaż.
Dzięki modułowi IFS produkcja, zlecenia produkcyjne mogą być generowane w oparciu o zapotrzebowania na produkty potrzebne do realizacji zadań projektowych.
– Moduł IFS produkcja zapewnia wszelkiego typu funkcjonalności mogące wspierać działanie przedsiębiorstw produkcyjnych– mówi Daniel Osowski, kierownik projektów. – To przede wszystkim, lepsza kontrola nad kosztami realizacji projektów w zakresie realizowanych na ich rzecz zleceń produkcyjnych dzięki m.in.: dokładnej rejestracji zużycia materiałów, rejestracji czasów pracy zasobów – dodaje.
Istnieje również moduł, który pozwala na zarządzanie procesami wynajmu urządzeń od zewnętrznych dostawców, a także wynajmu urządzeń do zewnętrznych i wewnętrznych klientów. Ponadto, system zapewnia wymiar analityczny konta dla rejestracji kosztów projektów.
Do opracowanej przez L-Systems wersji IFS Applications dodane zostało tzw. lobby dedykowane dla firm typu generalnego wykonawstwa, jest to pulpit menadżerski zawierający przekrojowe informacje o realizowanych inwestycjach z możliwością przejścia do szczegółów.
Wykorzystując standardową funkcjonalność definiowania zdarzeń w IFS, stworzyliśmy mechanizmy wspomagające m.in. kontrolę budżetu na projekcie, po którego przekroczeniu, następuje zablokowanie składania dalszych zamówień zakupu na projekt, do czasu zwiększenia planowanego budżetu na projekcie. System pozwala także na łatwe do konfiguracji zasady wymiany danych pomiędzy firmami np. generalnym wykonawcą a deweloperem.
To korzyści, które oferuje opracowana przez ekspertów L-Systems, wersja systemu IFS Applications. Zastosowanie systemu dedykowanego dla przedsiębiorstw świadczących usługi generalnego wykonawstwa oraz projekty inwestycyjne, to duże udogodnienie dla tych firm.