Wdrożenie ERP
Case Study: Wdrożenie ERP w Fabryce Mebli Wuteh
Fabryka Mebli Wuteh S.A. to polski producent mebli biurowych, hotelowych i kontraktowych, działający nieprzerwanie od początku lat 90. Firma należy do liderów rynku wyposażenia przestrzeni biurowych i komercyjnych w Polsce. W ofercie Wuteh znajdują się zarówno klasyczne biurka, jak i ergonomiczne stanowiska pracy z elektryczną regulacją wysokości oraz modułowe systemy zapewniające prywatność i komfort użytkowania.
Wuteh łączy tradycyjne rzemiosło z nowoczesną technologią, tworząc rozwiązania, które łączą design, funkcjonalność i trwałość. Firma stale rozwija eksport i obsługuje klientów w całej Europie. Branża meblarska, w której działa, należy jednak do wymagających – producenci mierzą się z presją kosztową, silną konkurencją i coraz większą indywidualizacją zamówień. W tych warunkach kluczowe staje się szybkie reagowanie na potrzeby rynku i efektywne zarządzanie procesami produkcyjnymi.
Wyzwania przed wdrożeniem
Wraz z rozwojem i rosnącą liczbą realizowanych zamówień Fabryka Mebli Wuteh zaczęła mierzyć się z coraz większą złożonością procesów. Produkcja łączyła elementy seryjne i projektowe, co wymagało elastycznego planowania, dokładnej kontroli kosztów oraz sprawnej komunikacji między działami. Dotychczasowe systemy informatyczne nie zapewniały spójnego przepływu informacji – poszczególne obszary, takie jak produkcja, sprzedaż, logistyka i finanse, działały w dużej mierze niezależnie od siebie.
Brakowało jednej platformy ERP, która umożliwiałaby bieżące monitorowanie procesów, analizę rentowności i kontrolę jakości w czasie rzeczywistym. Firma potrzebowała też narzędzia wspierającego współpracę z kooperantami oraz lepszej integracji procesów produkcyjnych i magazynowych.
Najważniejsze wyzwania:
- brak centralnego systemu integrującego produkcję, sprzedaż, zakupy, finanse i logistykę,
- utrudnione planowanie i kontrola kosztów produkcji,
- rozproszona wymiana informacji między działami,
- potrzeba automatyzacji procesów magazynowych (m.in. obsługa kodów kreskowych),
- konieczność usprawnienia komunikacji i nadzoru nad współpracą z kooperantami,
- brak bieżącego wglądu w dane i wyniki operacyjne.
Firma stanęła więc przed strategiczną decyzją o wdrożeniu nowoczesnego systemu klasy ERP, który zintegrowałby wszystkie procesy i zapewnił przejrzystość działania.
Naszym celem była kompleksowa transformacja cyfrowa obejmująca wszystkie kluczowe obszary działalności, spójnie je integrująca i pozwalająca działać szybciej, sprawniej i bardziej elastycznie
– Paweł Kuliński, dyrektor IT w Fabryce Mebli Wuteh.
Dlaczego IFS Cloud?
Fabryka Mebli Wuteh poszukiwała rozwiązania, które nie tylko usprawni bieżące procesy, ale też stworzy solidne fundamenty pod dalszy rozwój. Po analizie ofert firma zdecydowała się na IFS Cloud – nowoczesny system ERP w architekturze chmurowej, wdrożony przez partnera technologicznego L-Systems.
Kluczowe kryteria wyboru:
- nowoczesność i elastyczność rozwiązania chmurowego,
- dopasowanie do specyfiki produkcji seryjno-projektowej,
- możliwość integracji z finansami, magazynem i CRM,
- otwartość na przyszłe rozszerzenia, w tym w obszarze sztucznej inteligencji.
Po wnikliwej analizie dostępnych opcji zdecydowaliśmy się na wdrożenie ERP IFS Cloud ze względu na jego nowoczesną architekturę, szeroką funkcjonalność i wyjątkową elastyczność. To rozwiązanie, które nie ogranicza, lecz otwiera przed nami nowe możliwości rozwoju Dodatkowym argumentem były pozytywne rekomendacje z naszej branży – wiedzieliśmy, że inni producenci mebli doceniają ten system i odnoszą dzięki niemu wymierne korzyści.
– Paweł Kuliński, dyrektor IT w Fabryce Mebli Wuteh.
Analiza przedwdrożeniowa i planowanie projektu
Proces wdrożenia ERP rozpoczęto od szczegółowej analizy potrzeb biznesowych i przeglądu istniejących procesów w obszarach produkcji, sprzedaży, zaopatrzenia, finansów i magazynowania.
Celem było zidentyfikowanie obszarów o największym potencjale do optymalizacji oraz określenie, jak IFS Cloud może wesprzeć rozwój firmy w dłuższej perspektywie. Na podstawie wyników analizy przedwdrożeniowej zdefiniowania zakres procesowy wdrażanego systemu oraz główne cele wdrożenia:
- integracja informacji w jednym środowisku,
- usprawnienie planowania produkcji,
- poprawa kontroli kosztów i raportowania,
- zwiększenie elastyczności działania w dynamicznym środowisku rynkowym.
Powołano zespół projektowy złożony z ekspertów Wuteh i konsultantów L-Systems, określono harmonogram, kamienie milowe oraz metodykę prowadzenia projektu.
Projektowanie i konfiguracja rozwiązania
Na tym etapie opracowano docelową architekturę systemu oraz skonfigurowano moduły IFS Cloud zgodnie z wyspecyfikowanymi wymaganiami Fabryki Mebli Wuteh.
Kluczowe prace obejmowały:
- konfigurację modułów: Manufacturing, Supply Chain, Finance i CRM,
- opracowanie procesów planowania produkcji, obsługi zleceń i zarządzania materiałami,
- przygotowanie dokumentacji procesowej i środowiska testowego
Efektem była kompletna, spójna konfiguracja gotowa do testów i migracji danych.
Migracja danych i testy systemowe
Kolejnym krokiem była migracja danych z dotychczasowych systemów oraz weryfikacja ich spójności i jakości. Zespół wdrożeniowy przeprowadził serię testów funkcjonalnych i integracyjnych, a następnie testy akceptacyjne (UAT) z udziałem przedstawicieli poszczególnych działów.
Został przeprowadzony także próbny start systemu, co pozwoliło sprawdzić działanie systemu w warunkach zbliżonych do rzeczywistych, zanim zostanie on ostatecznie uruchomiony w całej organizacji. To kluczowy etap wdrożenia, który pozwala zminimalizować ryzyko błędów, strat i przestojów w pracy firmy.
Proces ten pozwolił na:
- wychwycenie i skorygowanie błędów konfiguracyjnych,
- potwierdzenie zgodności procesów z wymaganiami biznesowymi,
- przygotowanie organizacji do startu produkcyjnego systemu.
Przygotowanie organizacji i szkolenia użytkowników
Równolegle z testami zrealizowano kompleksowy program szkoleń dla użytkowników końcowych. Szkolenia obejmowały pracowników wszystkich obszarów objętych wdrożeniem: działów produkcji, planowania, sprzedaży, finansów, logistyki, technologii oraz kontroli jakości i miały formę praktycznych warsztatów w środowisku testowym.
Fabryka Mebli Wuteh wdrożyła także plan komunikacji wewnętrznej, mający na celu przygotowanie organizacji do zmiany i zapewnienie wsparcia pracownikom w pierwszych tygodniach pracy z nowym systemem. Utworzono również wewnętrzny zespół wsparcia (helpdesk) do obsługi zgłoszeń i bieżących pytań po uruchomieniu systemu.
Uruchomienie produkcyjne (Go-Live)
Uruchomienie systemu IFS Cloud przeprowadzono etapowo, rozpoczynając od modułów finansowo-logistycznych, a następnie rozszerzając zakres o planowanie i kontrolę produkcji.
W pierwszych tygodniach po starcie wdrożono intensywny tryb wsparcia powdrożeniowego (hypercare), zapewniający szybką reakcję na potrzeby użytkowników i dopasowanie konfiguracji do realnych warunków pracy. Dzięki wcześniejszemu przygotowaniu oraz zaangażowaniu zespołu projektowego start przebiegł płynnie i bez istotnych przestojów w działalności zakładu.
Stabilizacja i optymalizacja procesów
Po uruchomieniu systemu skupiono się na stabilizacji i dalszej optymalizacji procesów. Na podstawie danych z pierwszych miesięcy pracy wdrożono usprawnienia w obszarach:
- planowania produkcji i alokacji zasobów,
- raportowania operacyjnego i controllingowego,
- obiegu dokumentów i zarządzania zleceniami.
Zespół Wuteh, we współpracy z konsultantami, rozpoczął także wykorzystanie funkcji analitycznych systemu do monitorowania kluczowych wskaźników efektywności (KPI) i podejmowania decyzji opartych na danych.
Skalowanie i rozwój systemu
Ostatni etap obejmował rozpoczęcie rozszerzenia funkcjonalnego IFS Cloud o kolejne moduły – m.in. zarządzanie serwisem posprzedażowym i mobilne raportowanie dla kadry kierowniczej. W dłuższej perspektywie czasu planowana jest również integracja z systemami MES oraz APS.
Rezultaty i efekty po wdrożeniu
Kilka miesięcy po uruchomieniu systemu IFS Cloud Fabryka Mebli Wuteh zauważyła wyraźną poprawę w organizacji pracy i przepływie informacji między działami. Nowy system połączył w jednym środowisku kluczowe obszary działalności: produkcję, sprzedaż, zakupy, logistykę, finanse, kontrolę jakości oraz współpracę z kooperantami.
Dzięki dostępowi do danych w czasie rzeczywistym kadra zarządzająca zyskała pełny obraz sytuacji operacyjnej, a zespoły – wspólne, spójne narzędzie do realizacji codziennych zadań. Ułatwiło to podejmowanie decyzji, planowanie produkcji oraz nadzór nad realizacją zamówień.
Najważniejsze rezultaty wdrożenia ERP:
- Lepsza kontrola nad kosztami i przebiegiem produkcji – bieżący wgląd w status zleceń, zużycie materiałów i efektywność procesów.
- Usprawnione planowanie i realizacja zleceń – możliwość szybszego reagowania na zmiany oraz lepsze wykorzystanie zasobów produkcyjnych.
- Zautomatyzowana współpraca z kooperantami – dzięki portalowi B2B partnerzy mają bezpośredni dostęp do zleceń i samodzielnie raportują wykonane operacje, co znacząco skróciło komunikację.
- Szybsza kompletacja i wysyłki – wdrożenie kodów kreskowych przyspieszyło procesy magazynowe i ograniczyło ryzyko błędów.
- Większa przejrzystość informacji – wszystkie działy korzystają z jednego źródła danych, co eliminuje duplikacje i usprawnia raportowanie.
- Usprawniona kontrola jakości – lepszy nadzór nad poszczególnymi etapami produkcji i obiegiem dokumentacji.
W efekcie firma uzyskała większą spójność działań operacyjnych, lepszą kontrolę nad kosztami i bardziej efektywne planowanie. System stał się stabilnym fundamentem dla dalszej cyfryzacji i rozwoju organizacji.
Wdrożenie IFS Cloud w Fabryce Mebli WUTEH było projektem wymagającym, ale bardzo satysfakcjonującym. Firma od początku wykazywała dużą gotowość do pracy nad usprawnieniem swoich procesów i jasno wskazywała priorytety, co pozwoliło nam konsekwentnie realizować kolejne etapy analizy, konfiguracji i uruchomienia systemu. Aktywne zaangażowanie zespołu WUTEH w warsztaty i testy umożliwiło stworzenie rozwiązań dobrze odpowiadających realnym potrzebom produkcyjnym i logistycznym. Cieszę się, że efekty tej współpracy są już widoczne w codziennej pracy firmy i stanowią solidną podstawę do jej dalszego rozwoju
– Anna Hurkasiewicz, Project Manager w L-Systems.
Współpraca z partnerem wdrożeniowym
Dla Fabryki Mebli Wuteh kluczowym czynnikiem sukcesu projektu była także współpraca z odpowiednim partnerem wdrożeniowym. Wybór L-Systems okazał się trafny zarówno pod względem kompetencji, jak i podejścia do klienta.
Współpraca z L-Systems przebiegała bardzo profesjonalnie i partnersko. Zespół zapewnił nam wsparcie techniczne i merytoryczne na każdym etapie projektu – od analizy i konfiguracji systemu po szkolenia i opiekę po uruchomieniu. Doceniamy ich zrozumienie specyfiki naszej działalności oraz umiejętność dopasowania rozwiązań do rzeczywistych potrzeb firmy
– Paweł Kuliński, dyrektor IT w Fabryce Mebli Wuteh.
Podsumowanie wdrożenia ERP w Fabryce Mebli Wuteh
Wdrożenie systemu ERP IFS Cloud w Fabryce Mebli Wuteh pokazuje, że cyfrowa transformacja może skutecznie wspierać rozwój nawet w tak wymagającej i tradycyjnej branży, jak produkcja mebli. Integracja kluczowych obszarów działalności – od planowania i produkcji, przez logistykę i finanse, po kontrolę jakości i współpracę z kooperantami – pozwoliła firmie uporządkować procesy, poprawić przepływ informacji i zwiększyć efektywność operacyjną. Projekt stał się ważnym krokiem w kierunku dalszej cyfryzacji organizacji. Nowe środowisko systemowe nie tylko wspiera codzienną pracę, ale też otwiera przestrzeń do dalszych innowacji – w tym przyszłego wykorzystania rozwiązań IFS.ai w obszarze prognozowania popytu, planowania i analizy danych.
Fabryka Mebli Wuteh potwierdziła, że dzięki odpowiedniemu podejściu i konsekwencji w działaniu można skutecznie połączyć tradycję produkcyjną z nowoczesnymi technologiami – tworząc solidny fundament pod dalszy rozwój i innowacje. Po więcej informacji o firmie i jej produktach zapraszamy na stronę internetową WUTEH.
Wdrożenie ERP IFS Cloud było dla nas dużym krokiem w stronę uporządkowania i zintegrowania całej organizacji. Dziś widzimy konkretne efekty – procesy są bardziej przejrzyste, dane dostępne na bieżąco, a decyzje podejmujemy szybciej i w oparciu o fakty, nie intuicję. Zautomatyzowaliśmy wiele czynności, które wcześniej wymagały ręcznej pracy, a współpraca z kooperantami i magazynem stała się znacznie sprawniejsza.
O sukcesie projektu zdecydowały trzy rzeczy: jasno określony cel, zaangażowany zespół i dobry partner technologiczny. IFS Cloud stał się dla nas fundamentem dalszej cyfryzacji. Patrzymy w stronę rozwiązań opartych na sztucznej inteligencji, takich jak IFS.ai, które w przyszłości mogą wspierać nas w prognozowaniu popytu, planowaniu i jeszcze lepszym wykorzystaniu danych. To pokazuje, że nowoczesny system ERP może być nie tylko narzędziem, ale też motorem rozwoju
– Paweł Kuliński, dyrektor IT w Fabryce Mebli Wuteh.
Planowanie produkcji z IFS Cloud
System IFS Cloud oferuje pełną obsługę planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP), zarządzania majątkiem przedsiębiorstwa (EAM) i zarządzania obsługą serwisową (ESM). Oprogramowanie oferuje wszystkie funkcjonalności, których oczekuje się od kompletnego pakietu ERP, a dodatkowo zapewnia również zaawansowaną, wbudowaną funkcjonalność, która rozszerza wykorzystanie aplikacji na inne kluczowe obszary działalności firmy. Dowiedz się więcej:
Skontaktuj się z nami!
Masz pytanie? Napisz do nas, a skontaktujemy się z Tobą i pomożemy wybrać najlepsze rozwiązanie dla Twojego biznesu!
Skontaktuj się z nami!
Masz pytanie? Napisz do nas, a skontaktujemy się z Tobą i pomożemy wybrać najlepsze rozwiązanie dla Twojego biznesu!