System ERP – Mity i Fakty
Jeszcze kilkanaście lat temu w przedsiębiorstwach dominowały systemy klasy MRP, następnie MRP II. Obecnie standardem w zarządzaniu organizacją stały się systemy ERP, a coraz częściej mówi się także o koncepcji ERM (Enterprise Resource Management). Każdy z tych etapów rozwoju systemów informatycznych odpowiadał na rosnącą złożoność procesów biznesowych oraz potrzebę lepszego wykorzystania zasobów przedsiębiorstwa.
Od MRP do ERP – krótka ewolucja systemów zarządzania zasobami
Upraszczając, kolejne klasy systemów można scharakteryzować następująco:
- MRP (Material Requirements Planning) – planowanie zapotrzebowania materiałowego. Systemy MRP koncentrowały się na identyfikacji surowców i komponentów niezbędnych do realizacji zaplanowanych zleceń produkcyjnych. W firmach handlowych analogicznie dotyczyło to zapotrzebowania na towary w odniesieniu do zamówień klientów.
- MRP II (Manufacturing Resource Planning) – planowanie zasobów produkcyjnych.
Rozszerzenie koncepcji MRP o planowanie zdolności produkcyjnych (CRP), obejmujące dostępność maszyn, ludzi oraz innych zasobów niezbędnych do realizacji produkcji. - ERP (Enterprise Resource Planning) – planowanie zasobów przedsiębiorstwa.
Systemy ERP poszły krok dalej, obejmując swoim zakresem wszystkie kluczowe funkcje organizacji – nie tylko te bezpośrednio związane z produkcją, ale również obszary, które pośrednio wpływają na realizację procesów biznesowych, takie jak finanse, sprzedaż, zakupy czy zarządzanie zasobami ludzkimi.
Zakres funkcjonalny systemów ERP a rozwiązania specjalistyczne
Systemy ERP mają z natury charakter uniwersalny. Oznacza to, że są projektowane w taki sposób, aby mogły być dostosowane do różnych branż i modeli działalności. Jednocześnie ta uniwersalność powoduje, że ERP nie zawsze oferuje najbardziej zaawansowaną funkcjonalność w każdym możliwym obszarze.
Standardowe obszary funkcjonalne ERP
Do podstawowych funkcji, które występują w większości systemów ERP, należą:
- zarządzanie finansami i księgowością,
- środki trwałe,
- sprzedaż i zakupy,
- gospodarka magazynowa,
- zarządzanie produkcją.
Obszary mniej standardowe
W wielu systemach ERP, choć nie zawsze w pełnym zakresie, dostępne są również:
- zarządzanie serwisem,
- zarządzanie projektami,
- utrzymanie ruchu,
- CRM,
- obieg dokumentów,
- kody kreskowe,
- elementy MES (najczęściej w zakresie raportowania produkcji i planowania).
Obszary wyspecjalizowane
Rzadziej spotykane – lub występujące z istotnymi ograniczeniami – są funkcjonalności takie jak:
- WMS (magazyny wysokiego składu wraz z zaawansowaną optymalizacją),
- TMS (optymalizacja transportu),
- portale B2B wymagające głębokiej kastomizacji,
- EDI (elektroniczna wymiana danych),
- pełne systemy MES, integrujące się bezpośrednio z parkiem maszynowym,
- systemy analityczne klasy BI.
W praktyce oznacza to, że ERP bardzo często pełni rolę centralnego systemu transakcyjnego, który integruje się z wyspecjalizowanymi rozwiązaniami dedykowanymi konkretnym procesom lub branżom.
Jak działa zintegrowany system ERP?
Współczesna gospodarka opiera się na zasadzie „szybciej, więcej, taniej”. Osiągnięcie tych celów wymaga przetwarzania ogromnych ilości danych w celu lepszego wykorzystania zasobów oraz optymalizacji procesów. Każda poprawa kluczowych wskaźników efektywności (KPI) bezpośrednio wpływa na kondycję organizacji.
System ERP odpowiada na te potrzeby poprzez:
- gromadzenie danych,
- ich przetwarzanie,
- udostępnianie informacji w ustrukturyzowanej, spójnej formie.
Aby informacja była użyteczna, musi być jednocześnie dokładna, aktualna, kompletna i przydatna biznesowo.
W praktyce wygląda to następująco: pojedynczy użytkownik wprowadza dane w ramach swojego zakresu odpowiedzialności, kolejni użytkownicy uzupełniają je o własne informacje, a system agreguje je w jeden spójny zbiór danych dostępny dla wszystkich uprawnionych osób.
Przykładowo, na podstawie struktury materiałowej wyrobu (BOM) oraz zaplanowanych zleceń produkcyjnych system ERP umożliwia działowi zakupów określenie:
- jakie surowce należy kupić,
- w jakiej ilości,
- i na kiedy,
aby zapewnić ciągłość produkcji.
Mówiąc o zintegrowanym systemie ERP, mówimy właśnie o takim mechanizmie gromadzenia, przetwarzania i udostępniania informacji.
Problemy firm nieposiadających systemu ERP
Brak zintegrowanego systemu ERP skutkuje problemami będącymi bezpośrednim przeciwieństwem opisanych korzyści, takimi jak:
- wysokie koszty administracyjne,
- niska wydajność procesów,
- ograniczona lojalność klientów,
- obniżona jakość wyrobów,
- niska rentowność działalności,
- niska wydajność pracy,
- a przede wszystkim brak aktualnych, kompletnych i wiarygodnych informacji niezbędnych do podejmowania trafnych decyzji biznesowych.
Korzyści z wdrożenia systemu ERP
Największą zaletą systemów ERP jest ich integralność. Informacje wprowadzone raz są dostępne we wszystkich obszarach systemu i stanowią podstawę do podejmowania decyzji operacyjnych oraz strategicznych.
Korzyści wynikające z wdrożenia ERP są silnie uzależnione od specyfiki działalności firmy, jednak do najczęściej wskazywanych należą:
- obniżenie kosztów operacyjnych, m.in. poprzez zmniejszenie kosztów obsługi pojedynczej transakcji,
- wzrost wydajności procesów, np. skrócenie czasu realizacji zleceń produkcyjnych i zamówień,
- poprawa terminowości dostaw i wzrost lojalności klientów,
- podniesienie jakości produkcji poprzez analizę braków, ich przyczyn oraz pełną identyfikowalność surowców (traceability),
- wzrost rentowności dzięki optymalizacji procesów zakupowych i produkcyjnych,
- zwiększenie wydajności pracy poprzez eliminację wielokrotnego wprowadzania danych,
- automatyzacja powtarzalnych działań niegenerujących wartości dodanej.
Lista korzyści jest w praktyce znacznie dłuższa, a ich brak w organizacjach pozbawionych zintegrowanego systemu ERP często prowadzi do niskiej efektywności ekonomicznej prowadzonej działalności.
Czas wdrożenia systemu ERP
Czas wdrożenia systemu ERP jest uzależniony od skali rozwiązania, złożoności procesów biznesowych oraz stopnia przygotowania organizacji do zmiany:
- w przypadku małych, „półkowych” systemów oraz mikroprzedsiębiorstw – wdrożenie może trwać od kilku tygodni do około 2–3 miesięcy,
- w średnich przedsiębiorstwach, przy wdrożeniach obejmujących kluczowe procesy i wykorzystujących predefiniowane, branżowe rozwiązania – czas realizacji najczęściej mieści się w przedziale od 2 do 6 miesięcy,
- w przypadku dużych, złożonych wdrożeń korporacyjnych, obejmujących wiele zakładów, spółek lub krajów – czas realizacji może sięgać 18–24 miesięcy, a w skrajnych przypadkach nawet dłużej.
Ostateczny czas wdrożenia zależy w szczególności od liczby obsługiwanych procesów, stopnia ich standaryzacji, poziomu integracji z innymi systemami oraz dojrzałości organizacyjnej i gotowości firmy do zmian.
ERP a mobilność biznesu
Współczesny biznes charakteryzuje się dużą dynamiką procesów oraz koniecznością dostępu do informacji w dowolnym czasie i miejscu. Dlatego możliwość korzystania z systemu ERP na urządzeniach mobilnych (smartfony, tablety) staje się dziś standardem, a nie dodatkiem.
Dotyczy to nie tylko kadry zarządzającej, lecz również pracowników realizujących projekty w terenie. Mobilne raportowanie postępu prac oraz kosztów pozwala na bieżąco porównywać realizację z planami czasowymi i budżetowymi, znacząco zwiększając kontrolę nad projektami.
Gdzie znaleźć więcej informacji?
Systemy ERP to rozległy i złożony obszar, a wiele zagadnień – od funkcjonalności, przez modele wdrożeniowe, aż po koszty i utrzymanie – wymaga bardziej szczegółowego omówienia. Odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania dotyczące systemów ERP zebraliśmy w osobnej sekcji FAQ:
Zyskaj więcej z IFS Cloud
Zaufaj rozwiązaniu, które łączy technologię, prostotę i innowację w jednym, spójnym systemie ERP.
Zwiększ efektywność operacyjną, ogranicz ryzyko i wyprzedź konkurencję – z IFS Cloud.
Skontaktuj się z nami!
Masz pytanie? Napisz do nas, a skontaktujemy się z Tobą i pomożemy wybrać najlepsze rozwiązanie dla Twojego biznesu!
Skontaktuj się z nami!
Masz pytanie? Napisz do nas, a skontaktujemy się z Tobą i pomożemy wybrać najlepsze rozwiązanie dla Twojego biznesu!