Plus Workflow
Plus Workflow Electronic Document Workflow. Intelligent data management for better decision-making.
Document Workflow System: Plus Workflow
Plus Workflow OCR is an advanced and secure tool for managing documents and business processes that revolutionizes the way companies work. With its versatile features and the ability to expand with industry-specific modules, it perfectly adapts to the unique needs of any organization. Automate your processes and increase operational efficiency with comprehensive support at every stage of task execution.
Komunikacja wewnętrzna
Możliwość prowadzenia rozmów, wymiany informacji i wysyłania komunikatów pomiędzy uczestnikami procesów w ramach danego zadania lub dokumentu. Ułatwia współpracę i przyspiesza reakcję na zmiany czy pytania w obrębie realizowanego procesu.
Elektroniczne archiwum dokumentów
Bezpieczne i uporządkowane przechowywanie dokumentów w formie cyfrowej, z możliwością błyskawicznego przeszukiwania, filtrowania i udostępniania plików zgodnie z uprawnieniami użytkowników. Eliminuje konieczność tworzenia fizycznych archiwów i przyspiesza dostęp do potrzebnych informacji.
Zdalny dostęp przez przeglądarkę internetową
Każdy użytkownik ma dostęp do swojej indywidualnej skrzynki zadań z dowolnego miejsca – wystarczy dostęp do Internetu i przeglądarka. To idealne rozwiązanie dla zespołów rozproszonych i w modelu pracy zdalnej lub hybrydowej.
Obsługa kodów kreskowych
Możliwość rejestrowania i identyfikowania dokumentów oraz towarów za pomocą skanowania kodów kreskowych, co znacznie usprawnia procesy magazynowe, zakupowe, produkcyjne i logistyczne.
Automatyczne rozpoznawanie dokumentów (OCR)
System automatycznie odczytuje dane z dokumentów papierowych (po zeskanowaniu) oraz tych otrzymywanych drogą elektroniczną (PDF, e-mail), znacząco ograniczając czas ręcznego wprowadzania danych i eliminując błędy.
Kalendarz i harmonogram zadań
Funkcja pozwalająca na planowanie czasu wykonywania zadań, ustalanie zastępstw pracowniczych, a także lepsze zarządzanie zasobami i terminowością realizacji procesów w organizacji.
Elastyczna struktura procesów
Możliwość definiowania i realizacji procesów w formie szeregowej, równoległej oraz zagnieżdżonej. Umożliwia to odwzorowanie nawet najbardziej złożonych scenariuszy biznesowych i dopasowanie logiki działania do rzeczywistych potrzeb firmy.
Powiadomienia systemowe
Użytkownik otrzymuje automatyczne powiadomienia o nowych zadaniach i zmianach w procesie – zarówno przez e-mail, jak i w postaci komunikatów typu „pop-up” na ekranie. Dzięki temu zawsze pozostaje na bieżąco z aktualnymi działaniami.
Zaawansowane funkcje analityczne
System umożliwia generowanie statystyk i raportów dotyczących m.in. czasu realizacji procesów, liczby przetworzonych dokumentów i zadań, co pozwala na stałe monitorowanie efektywności i identyfikację obszarów wymagających optymalizacji.
Wykorzystanie podpisu elektronicznego
Umożliwia prawnie wiążące zatwierdzanie dokumentów w formie cyfrowej. Zwiększa bezpieczeństwo i eliminuje konieczność drukowania, podpisywania i skanowania dokumentów. Idealne rozwiązanie dla firm dążących do pełnej digitalizacji procesów.
Internal communication
Ability to conduct conversations, exchange information, and send messages between process participants within a given task or document. It facilitates collaboration and speeds up responses to changes or questions within the ongoing process.
Electronic document archive
Secure and organized storage of documents in digital form, with the ability to instantly search, filter, and share files according to user permissions. It eliminates the need for physical archives and speeds up access to necessary information.
Remote access via web browser
Each user has access to their individual task inbox from anywhere – all that’s needed is an Internet connection and a web browser. It’s an ideal solution for distributed teams and remote or hybrid work models.
Barcode support
Ability to register and identify documents and goods using barcode scanning, significantly streamlining warehouse, purchasing, production, and logistics processes.
Automatic document recognition (OCR)
The system automatically reads data from paper documents (after scanning) as well as those received electronically (PDF, email), significantly reducing the time spent on manual data entry and eliminating errors.
Calendar and task schedule
A feature that enables task scheduling, planning employee substitutions, and improving resource management and on-time execution of processes within the organization.
Flexible process structure
Ability to define and execute processes in sequential, parallel, and nested forms. This allows even the most complex business scenarios to be modeled and aligns process logic with the actual needs of the company.
System notifications
The user receives automatic notifications about new tasks and process changes – both via email and as pop-up messages on the screen. This ensures they stay up to date with current activities at all times.
Advanced analytical features
The system enables the generation of statistics and reports on, among other things, process execution times, the number of processed documents and tasks, allowing for continuous performance monitoring and identification of areas that require optimization.
Use of electronic signature
Enables legally binding approval of documents in digital form. It enhances security and eliminates the need to print, sign, and scan documents. An ideal solution for companies striving for full process digitalization.
Reduction of operational costs
Process automation reduces labor requirements and minimizes the need for traditional archiving methods.
Shortened process execution time
Instant access to documents and automatic forwarding to the appropriate individuals.
Increased work efficiency
Optimization of operations, improved work organization, and elimination of repetitive, time-consuming tasks.
Error reduction
Automatic document processing significantly reduces the risk of errors.
Remote work
Remote access to the system from anywhere in the world.
Companies using the solution include: Podravka, Dr.Max, Sweedwood, Bakoma, Animiex, IKEA, Farm Firtes, OBI, El-Cab, NordGlass, LeroyMerlin, Unilever, Luxmed, Złomrex, Dr. Irena Eris, Lisner, Mlilano. Onninen, SGB, Bakalland, Piotr i Paweł, PKPCargo, Remontowa Shipbuilding, CD Projekt, Selgros, Kopex, Polfarmex, Tubes International, Wavim, PKP, Kopex, Agri Plus and more.
Example processes handled in Plus Workflow
Finance and accounting
Workflow of cost and warehouse invoices
Electronic advance requests and business trip settlements
Archiving of purchase and sales invoices
IT and service
Handling of tickets in the helpdesk system
Management of IT system user requests
Registration of new contractors in the ERP system
Management of changes in IT applications
Electronic requests for granting or modifying permissions
Production
Workflow of documents related to production, assembly, and transportation management
Approval of product specifications, formulations, and workstation instructions
Handling of non-conformance reports and quality complaints
Documentation of health and safety (HSE) activities
Purchasing
Handling of purchase requisitions
Execution of the tender process
Budget availability verification
Approval of purchase invoices in relation to orders
Sales and marketing
Handling of trade credit processes
Approval of quotations and requests for proposals
Customer order registration and fulfillment
Archiving and reviewing of commercial contracts
Electronic distribution of sales invoices
Approval of product, packaging, and marketing material specifications
Logistics
Verification of deliveries and transport progress
Handling of parts orders on the production floor
Management of logistics documentation (goods received notes, goods issued notes)
HR (Human Resources and Payroll)
Electronic leave requests and business trip applications
Handling and archiving of employee certificates
Employee recruitment and offboarding process
Working time registration and electronic employee file
Generation of employment contracts and handling of clearance forms
Administration
Registration and assignment of incoming and outgoing correspondence
Task delegation based on documents
Conference room booking
Legal department
Workflow of contract consultations and approvals
Archiving of contracts and annexes
Creation of corporate and individual documents
Monitoring the validity dates of legal documents
Document archiving
Cost, warehouse, and sales invoices
Commercial and tender offers
Contracts with contractors and attachments
Employee documentation and workstation instructions
Choose Plus Workflow with L-Systems
By choosing Plus Workflow OCR with L-Systems, you gain comprehensive support at every stage of system implementation and usage. Our experience in designing and implementing document workflow solutions enables us to offer optimal systems tailored to the specific needs of your company.
L-Systems provides full system customization, integration with other applications, and ongoing technical support. By working with us, your company gains a modern, secure, and efficient tool for managing documents and processes.
Streamline your operations with Plus Workflow OCR from L-Systems! Contact us to learn more.
Skontaktuj się z nami!
Masz pytanie? Napisz do nas, a skontaktujemy się z Tobą i pomożemy wybrać najlepsze rozwiązanie dla Twojego biznesu!
Contact us!
Questions? Get in touch — we’ll contact you shortly and guide you toward the ideal solution for your business.